Politique de confidentialité 

 

La présente politique a été mise à jour le 28 mai 2025. 

La Fondation familiale Trottier (ci-après « FFT », « Fondation » « nous » ou « notre ») s’engage à protéger la confidentialité de ses bénéficiaires de subventions, de ses partenaires, de son personnel et des visiteurs de son site Web. La FFT est résolue à être responsable et transparente dans la façon dont elle traite les renseignements qui lui sont partagés. 

L’objectif de la présente politique est donc de vous informer de la façon dont nous recueillons, utilisons et, au besoin, communiquons vos renseignements personnels. Les « renseignements personnels » sont des données qui vous identifient en tant que personne ou qui nous permettent de vous identifier en tant que personne (comme votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, ou tout autre renseignement que vous nous fournissez relativement à nos services). En fournissant des renseignements à la FFT, que ce soit par une demande de financement, un abonnement à notre infolettre, une participation à des événements ou l’utilisation de notre site Web, vous consentez à notre utilisation de ces renseignements conformément à la présente politique. 

1.Pour communiquer avec notre responsable de la confidentialité 

En tout temps, vous avez le droit de demander à consulter vos renseignements personnels, ou à les faire modifier, supprimer ou détruire. Si vous souhaitez porter plainte concernant la manière dont vos renseignements personnels ont été utilisés ou stockés, veuillez communiquer avec notre responsable de la confidentialité. Tous les efforts seront déployés pour traiter la plainte dans les meilleurs délais, de façon impartiale et respectueuse. Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, au besoin.  
 
Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la confidentialité de deux façons :  
 
Par courriel : confidentialite@trottierfoundation.com 

Par la poste :  
Responsable de la protection des renseignements personnels – Traitement des renseignements personnels  
51, rue Sherbrooke Ouest, Montréal (Québec)  H2X 1X2  

2.Comment nous utilisons vos renseignements

La façon dont nous utilisons vos renseignements personnels dépend de la nature de votre relation avec la FFT. Dans tous les cas, les renseignements recueillis par la FFT demeurent strictement confidentiels; ils ne sont accessibles que par le personnel autorisé qui doit utiliser ces renseignements pour l’exécution de ses tâches.

Nous recueillons les renseignements de deux façons : 

Collecte volontaire  
 
1) Communications (inscription à l’infolettre ou à un événement)  
Si vous vous inscrivez pour recevoir nos communications, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous au moyen de la plateforme d’un tiers. Ces renseignements comprennent votre nom, votre adresse courriel et tout autre renseignement que vous souhaitez de fournir (p. ex. le nom de l’organisation pour laquelle vous travaillez, votre titre de poste).   
Nous recueillons vos renseignements pour communiquer avec vous au sujet de nos activités, et vous tenir au courant des événements, des nouvelles et des offres de nos partenaires et de nos bénéficiaires.  
 
Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment avec des fournisseurs de services ou des partenaires qui nous aident à gérer notre infolettre, ou avec des fournisseurs de logiciels et d’infrastructures infonuagiques permettant de stocker et de traiter vos renseignements personnels.  
 
Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de la part de la FFT, veuillez utiliser le lien figurant au bas de l’infolettre ou d’un courriel relatif à un événement pour vous désabonner. 

2) Demandes de subvention et administration des subventions  
Pour présenter une demande de subvention à la FFT, vous devez créer un compte au moyen de la plateforme d’un tiers. Les renseignements fournis au moyen de cette plateforme sont stockés sur des serveurs situés au Québec et sont assujettis aux lois et aux règlements canadiens. Nous pourrions recueillir les renseignements suivants : 

  • nom, titre de poste, adresse courriel professionnelle et numéro de téléphone; 

  • renseignements sur l’organisation (nom, adresses courriel et adresse postale, noms du personnel et des membres du conseil d’administration), renseignements financiers (y compris les états financiers vérifiés); 

  • renseignements sur le ou les partenaires financiers (si votre organisation présente une demande dans le cadre d’un parrainage, les renseignements sur les organisations partenaires peuvent devoir être fournis). En soumettant des renseignements au sujet de personnes appartenant à d’autres organisations, vous confirmez avoir obtenu leur consentement préalable pour ce faire. Il est possible que vous souhaitiez également fournir d’autres renseignements à propos de vous-même ou de votre organisation. 

Nous utiliserons ces renseignements pour examiner votre demande, dans le cadre de l’administration de votre subvention ou de votre contrat, et pour vous envoyer des renseignements portant sur notre relation commerciale, ou à d’autres fins divulguées au moment de la collecte ou compatibles par ailleurs avec la loi applicable. 

3) Candidatures  
Si vous présentez votre candidature à un poste à la FFT ou à Eclipx Family Office, vous aurez à nous communiquer des renseignements personnels par courriel. Lors du processus de candidature, nous pourrions recueillir les renseignements suivants : 

  • nom, adresse, adresse courriel et numéro de téléphone; 

  • curriculum vitæ, antécédents professionnels, scolarité, licences ou certifications professionnelles, références; 

  • permis de travail ou autorisations semblables, au besoin; 

  • tout autre renseignement que vous souhaitez fournir. 

Nous utiliserons ces renseignements notamment pour répondre aux demandes de renseignements, évaluer les candidatures et planifier des entrevues. Nous pourrions également conserver des données anonymisées afin d’améliorer les pratiques et les politiques en matière d’emploi.

Collecte automatisée de données 

Notre site Web utilise des témoins pour recueillir des renseignements statistiques sur les visiteurs et garantir le bon fonctionnement du site et de ses services. Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont téléchargés sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web. Ils permettent à notre site Web de reconnaître et de stocker de l’information au sujet de votre appareil, et de lire cette information chaque fois que vous y accédez. 

Le site Web de la FFT utilise deux types de témoins (« cookies ») : 

1) Les témoins fonctionnels, lesquels sont indispensables au bon fonctionnement du site Web. Ces témoins ne peuvent être désactivés et ne stockent aucun renseignement d’identification.  
 
Voici les témoins fonctionnels utilisés sur notre site Web :  

Rc::a  
Ce témoin, créé par le service reCAPTCHA de Google, sert à détecter les robots malveillants afin de protéger le site Web contre les attaques de pourriels.  
Type : témoin tiers  
Durée : session  
 
Rc::c  
Ce témoin, créé par le service reCAPTCHA de Google, sert à détecter les robots malveillants afin de protéger le site Web contre les attaques de pourriels.  
Type : témoin tiers  
Durée : session  
 
Fil d’Ariane  
Ce témoin, créé par Squarespace, sert à prévenir la falsification de requête intersites.  
Type : témoin interne  
Durée : session 

2) Les témoins analytiques, lesquels nous permettent de déterminer le nombre de visites, les sources de trafic, la performance des pages et la navigation des utilisateurs. Nous utilisons cette information pour mesurer et améliorer la performance de notre site Web. Ces témoins ne stockent aucun renseignement d’identification; ils peuvent être désactivés à l’aide de la bannière de témoins visible sur toutes les pages du site Web. Si vous n’acceptez pas ces témoins, nous ne serons pas informés de votre visite sur notre site. 

Voici les témoins analytiques utilisés sur notre site Web :  

ss_cvr  
Ce témoin, créé par Squarespace, sert à repérer les visiteurs uniques et à suivre les sessions d’un visiteur sur un site.  
Type : témoin interne  
Durée : 1 an, 1 mois, 4 jours  
 
ss_cvt  
Ce témoin, créé par Squarespace, sert à repérer les visiteurs uniques et à suivre les sessions d’un visiteur sur un site.  
Type : témoin interne  
Durée : 1 heure 

Pour toute question ou préoccupation concernant les témoins utilisés sur notre site Web, veuillez communiquer avec notre responsable de la confidentialité à : confidentialite@trottierfoundation.com 

3.Communication de renseignements personnels à des tiers  

Les renseignements personnels que vous nous fournissez directement ou par le suivi sur le Web ne seront ni échangés ni vendus à des organisations tierces. Cependant, nous partageons parfois des renseignements avec des fournisseurs tiers qui nous aident à gérer nos services : 

  1. Mailchimp : Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre sur notre site Web, vos renseignements personnels sont transférés à Mailchimp. Ces renseignements sont enregistrés sur les serveurs de Mailchimp en Californie, aux ÉtatsUnis, et sont assujettis à la politique de confidentialité et à l’Addendum relatif au traitement des données de Mailchimp. 

  2. Squarespace : Lorsque vous visitez notre site Web ou que vous vous abonnez à notre infolettre, vos renseignements sont enregistrés sur les serveurs de Squarespace aux ÉtatsUnis et sont assujettis à la politique de confidentialité et à l’Addenda relatif au traitement des données de Squarespace. 

  3. SurveyMonkey Apply : Lorsque vous présentez une demande de subvention, vos renseignements sont stockés sur la plateforme SurveyMonkey Apply, située au Québec (Canada). Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Survey Monkey Apply ici. 

  4. Salesforce : Si votre demande de subvention est acceptée, vos renseignements personnels et les renseignements sur l’organisation seront stockés et gérés sur la plateforme Salesforce. Les serveurs Salesforce de la FFT sont situés au Québec (Canada) et sont assujettis à la politique de confidentialité de Salesforce. 

Par ailleurs, dans certains cas, la Fondation peut être tenue de divulguer des renseignements personnels à des organismes gouvernementaux, à des organismes d’application de la loi et à d’autres tiers en vertu des lois applicables afin de se conformer à un processus judiciaire ou à des obligations juridiques. 

Afin de garantir la sécurité des renseignements personnels, les données recueillies sont conservées dans un endroit sécurisé et ne sont accessibles qu’aux employés autorisés de la FFT. Nous avons mis en place des procédures pour protéger les renseignements que nous recueillons. 

Nous pouvons conserver les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins auxquelles nous les avons recueillis, et pendant une période raisonnable par la suite, ou selon ce qu’exige la loi. Une fois que vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les anonymisons. 

4. Stockage, conservation et destruction de renseignements personnels  

Le site Web de la FFT contient des liens vers d’autres sites Web qui ne sont pas gérés par nous. Nous déclinons toute responsabilité et nous n’exerçons aucun contrôle à l’égard du contenu, de la sécurité, de l’accessibilité ou de l’exactitude des sites Web de tiers pour lesquels nous fournissons des liens. Nous vous recommandons fortement de consulter les politiques de confidentialité et les certificats de sécurité des sites que vous visitez avant de communiquer vos renseignements personnels.

5. Liens vers des sites Web de tiers

Nous revoyons régulièrement nos pratiques de confidentialité. Nous pouvons modifier cette politique au besoin, notamment lorsque nous mettons à jour nos systèmes et lorsque nous devons nous conformer à de nouvelles normes ou exigences prévues par la loi. Nous vous informerons de toute modification en publiant la nouvelle politique de confidentialité sur cette page et en modifiant la date de « dernière mise à jour » en haut de cette page. 

Nous vous recommandons de consulter cette politique périodiquement. 

6. Mises à jour de notre politique